Om te komen tot een effectieve website zijn, naast de technische activiteiten zoals hosting, een 3-tal stappen nodig: ontwerpen, bouwen en gebruiken/beheren. Dit kunnen terugkerende stappen zijn, aangezien de ontwikkeling van een eshop eigenlijk nooit in één keer gebeurt maar in 1 of meerdere fasen. Op basis van de ervaringen vanuit het gebruik en het beheer wordt bijvoorbeeld additionele functionaliteit ontworpen, gebouwd en in gebruik genomen. Juist deze cyclische benadering zorgt ervoor dat de website niet direct helemaal hoeft te worden ontwikkeld maar kan evolueren op basis van prioriteiten en ervaringen. Drecomm stelt voor om een 1e versie van de eshop te ontwikkelen welke vooral die mogelijkheden biedt die de doelgroepen en interne organisatie de meeste voordelen oplevert en kan doorgroeien naar een portal waarin ‘extra features’ te vinden zijn.

Wij voorzien hierbij de volgende activiteiten:

In onze aanpak hanteren we 2 belangrijke mijlpalen: de oplevering en in productiename. Hieronder is weergegeven welke activiteiten we hierbij voorzien. In de volgende paragrafen zijn deze activiteiten toelicht.

ALLEREERST: SPECIFICATIE ‘GEWENSTE FUNCTIONALITEITEN’ FASE

1 – Persona’s opstellen

Om sturing te geven aan het ontwerp van de Eshop is het verstandig om de verschillende doelgroepen  (bijvoorbeeld inkoper, directeur, interne medewerker) in kaart te brengen. Per doelgroep adviseren wij de voor en nadelen van het huidige systeem in kaart te brengen en de ideeën van deze doelgroepen te vragen. Deze beschrijving noemen we een ‘persona’ en geeft een beeld van de mogelijkheden die de doelgroep op de site zou willen en de mogelijkheden die Horecacentrum belangrijk vindt voor de doelgroep. Een persona geeft belangrijke inzichten voor het ontwerpen van navigatie, functionaliteit en content. Deze activiteit vindt uiteraard plaats in nauw overleg met u.

2 - Design

Op basis van de persona’s en de overige wensen van de Horecacentrum ontwerpen we de webomgeving. Het ontwerp bestaat normaliter uit verschillende onderdelen:

• Functioneel ontwerp                                                                         We bepalen welke functionele onderdelen wenselijk zijn op de site. Hierbij houden we rekening met de beschreven persona’s maar ook met de prioriteiten van de Horecacentrum en de voorziene kosten van de implementatie. Het is niet verstandig om in een eerste versie zeer uitgebreide functionaliteit op te nemen, compleet anders van het huidige. Dit verwart de Horecacentrum klanten en verhoogt de kosten. Vanwege de modulaire opbouw van het gebruikte CMS (Typo3 – zie later) kan later eenvoudig functionaliteit worden toegevoegd. De standaard functionele mogelijkheden zijn opgesomd in de paragraaf technologie van dit document.

• Interactieontwerp (IA)                                                                        In het IA worden de functionele mogelijkheden weergegeven in zogenaamde wire-frames. Dit zijn in feite schermvoorbeelden zonder grafische vormgeving. Het IA geeft hiermee een beeld hoe de website gaat werken en bevat alle mogelijke type schermen en hun onderlinge verbanden (navigatiestructuren). Hieronder een impressie van een deel van een IA. De nummering correspondeert met de beschrijving van het onderdeel, de beschrijving is in dit voorbeeld niet getoond.

• Grafisch ontwerp                                                                               Een website moet ‘smoelen’. Dat realiseren we door reclame afdeling de opmaak te (laten) maken op basis van de Horecacentrum huisstijl. Deze opmaak wordt toegepast op het IA zodat een goed beeld ontstaat van de uiteindelijke website. Indien gewenst wordt rekening gehouden met specifieke richtlijnen voor toegankelijkheid van websites (bijvoorbeeld ‘drempels weg’ voor de toegankelijkheid voor visueel gehandicapten en kleurenblindheid). Drecomm gaat op dit moment uit van het feit dat uw reclameafdeling het design inricht op basis van het door Drecomm gemaakt Ia-ontwerp. (zie voorbeeld hierboven)

• Content management – rollen, rechten en workflow

• Orders                                                                                           Ten behoeve van het content beheer van de website worden verschillende rollen gedefinieerd met daarbij wat ze mogen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inkoper, secretaresse en directeur. Een redacteur mag alleen orders maken. Een hoofdinkoper mag deze ook goedkeuren.

• Beheer                                                                                           Een persoon krijgt één of meerdere rollen toegewezen. Tevens kan voor een persoon worden aangegeven welk deel van de content beheerd mag worden. Typo3 ondersteunt standaard  een uitgebreide set van rollen en rechten. Workflows worden gedefinieerd ten behoeve van notificaties en automatisering van de verschillende beheertaken. Als een redacteur bijvoorbeeld een pagina gereed heeft zorgt de workflow erevoor dat de hoofdredacteur een notificatie krijgt en de pagina kan goedkeuren. Workflows zijn dus in feite de implementatie van de (redactie)processen. Typo3 biedt standaard een aantal gangbare workflows maar biedt ook de mogelijkheid om specifieke, complexe workflows te configureren. In het ontwerp wordt hiermee rekening gehouden.     

• Technisch ontwerp                                                                           Het technisch ontwerp is de vertaling van de functionaliteit en het IA naar de technische werking van de webomgeving. Hierin worden alle functies en koppelingen van data beschreven zodat een programmeur de code kan schrijven.

• FO                                                                                                 Het FO is de benaming van Functioneel Ontwerp. Hierin komen alle bovenliggende vraagstukken tesamen en worden uitgebreid met niet functionele eisen als zijnde:

• Snelheid
• Uptime garantie
• Project thema
• Communicaties etc

Aan het FO wordt een kostenschatting gekoppeld, zodat u precies weet, wat het beschrevene gaat kosten. Deze schatting geldt als zijnde een bandbreedte van 15% +/- voor de functionaliteiten zoals omschreven. U weet dus precies hoe de applicatie gaat werken en hoeveel deze u gaat kosten in welk timeframe. Per module geven we een tijdstip van oplevering aan en in de tijdslijn zullen we ook uw activiteiten en deliverables opnemen.

FASE 2 ‘ONTWIKKELING VAN HET PORTAAL’

Nagoedkeuring van de kostenindicatie zal worden overgegaan tot de bouw van het portaal. Dit project zal er ongeveer zo uitgaan zien.

A – Realisatie

In de realisatiefase wordt de website gerealiseerd op basis van de ontwerpen. Drecomm hanteert hierbij een standaard ontwikkelmethodiek met de volgende stappen:

• Configureren en coderen.                                                               Drecomm reeds een uitgebreide set met modules beschikbaar. Indien zo’n module standaard gebruikt kan worden is enkel het configureren van deze module noodzakelijk. Indien de werking aangepast moet worden op basis van de functionele specificaties dient ook gecodeerd te worden. Drecomm hanteert eigen richtlijnen voor het coderen. Dit zorgt voor een consistente en snelle manier van ontwikkelen.

• Unit Testen                                                                              Drecomm ziet testen als een belangrijke activiteit. Testen vind plaats op 2 niveaus: per module en het gehele systeem. In deze fase gebeurt dat op module niveau.

B – Acceptatie

In deze fase wordt de website als geheel getest ten opzichte van het ontwerp. De Horecacentrum krijgt een periode de gelegenheid de website te testen. Desgewenst kan Drecomm de test voorbereiden en begeleiden.  De omissies ten opzichte van het ontwerp worden genoteerd en door Drecomm opgelost. Hierna vind de formele acceptatie van het systeem plaats door de Horecacentrum.

 C – Infrastructuur en Hosting

In overleg met de Horecacentrum wordt de wijze van hosting bepaalt (dedicated of shared) en wordt de infrastructuur ontworpen en ingericht. Deze inrichting is afhankelijk van het gewenste serviceniveau. Drecomm hanteert een stappenplan welke leidt tot invulling van een SLA (Service Level Agreement). Zie punt 7 voor een nadere toelichting..

D – In gebruik nemen

Een draaiende website is niet voldoende om de doelstellingen ten aanzien van de tevreden bezoekers en een tevreden Horecacentrum organisatie te halen. In deze activiteit

• Training voor content beheerders en andere betrokkenen.
• Migratie van content
• Inrichting rollen en verantwoordelijkheden en de content management processen.

E – Beheer

Na acceptatie van de website gaat voor Drecomm het project over in een beheertraject met de volgende onderdelen:

• Functioneel & content beheer                                                          Wordt door de Horecacentrum zelf uitgevoerd.

• Technisch beheer                                                                      Drecomm voert technisch beheer uit. Dit betreft:Naast de beheeractiviteiten die deze overeenkomst tussen Drecomm en de Horecacentrum bevat bindende afspraken over de diensten die door Drecomm moeten worden uitgevoerd en welke prestatie-indicatoren hierbij worden gehanteerd. De wijze waarop een SLA tot stand komt en een voorbeeld van een SLA is opgenomen in de voor deze aanbesteding aangeleverde informatie.

• Doorontwikkeling                                                                                In overleg nader te specificeren.

F – Project management & SLA management

Gedurende het gehele project is er voor de Horecacentrum één aanspreekpunt: de projectleider. Belangrijke  verantwoordelijkheden van de projectleider zijn:

• Communicatie met de klant                                                                  Bij voorkeur werken wij samen met één projectleider van de klant.

• Opstellen van planningen
• Voorzitten van overleggen
• Vastleggen van afspraken en actiepunten
• Rapporteren
• Aansturen van de activiteiten
• Begeleiding van de klant

Na oplevering van het project wordt het project overgedragen aan de verantwoordelijke SLA manager. De verantwoordelijkheden van de SLA manager zijn vastgelegd in de overeengekomen SLA.